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Q&A

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文書組

問答搜尋 請輸入關鍵字:
問題本校如何分文?
解答
依本校「分文原則」辦理。  
分文原則
一、來文事由、性質明確,其字號與本校某單位有關者,依字號分該單位承辦。
二、來文事由、性質明確,係某單位主辦業務範圍者,雖其字號與該單位無關,仍分該單位承辦。
三、來文事由涉及2個以上單位,但其中與某一單位有關之業務顯較其他單位為多;或為主要部分;或屬主要業務者時,分該單位主辦,其餘有關單位則請會同辦理或協助辦理。
四、來文事由內容廣泛,涉及2個以上單位時,依該文內容所設單位之先後次序分第1個涉及單位主辦,其餘有關單位則請會同辦理或協助辦理。
五、來文事由與各單位均無明顯關係時,依其字號分有關單位主辦,字號與本校各單位均無關係時,由秘書室主任秘書協調後分文。(洽詢分機62873)
問題收文之速別可否更改?
解答

收文速別勾選主要是依據來文之註記,故無法修正。(洽詢分機62873)

問題收到一份校外來文,認為非屬本單位承辦時,應如何處理?
解答

請承辦人於系統內做申請改分,填寫改分理由及改分單位後,經過單位內權責長官同意改分後,即可由一級單位登記桌退回總收文,重新改分。如有實體附件者,請一併送回總收文,俾便改分予其他承辦單位。(洽詢分機62873)

問題機密公文應如何處理?
解答
A1: 秘書室判定承辦單位:文書組收文後,原件親送秘書室,由秘書處拆封、密封並告知文書組該件機密公文之承辦單位後,即分文辦理。
A2:機密公文仍需至電子公文系統中進行簽辦,將簽辦意見或函(稿)列印後再行核章(系統與紙本),紙本公文應全程使用「機密檔案傳遞信封」傳遞,並於單位辦畢後,在信封背面的白色膠紙上簽名或蓋章後,再送下一個會稿或核閱單位。至於系統則只需核章後,待紙本密件公文批示回到承辦人手中時,再點選「陳核」即可(直接送至文書組組長)。
A3:機密文件經呈核後:
1.如需辦理發文者:使用「機密文件歸檔專用信封」,送至文書組發文
2.直接歸檔者:使用「機密文件歸檔專用信封」,將全案置入並填寫專用信封套上之相關欄位,密封簽名或蓋章後,送檔案室歸檔。

(洽詢分機62873)
問題公文用語如何使用?
解答請參考行政院秘書處編印之「文書處理手冊」第貳章「公文製作」相關規範辦理。
問題如何簽辦電子公文?
解答進入inccu,輸入e-mail帳號及密碼,進入「電子公文系統」點選「創稿」後,即依不同需要(簽、稿或簽辦單)簽辦各類公文。簽辦公文時,需使用自然人憑證加簽後送出。(洽詢分機62875)
問題總發文可否因特殊原因指定發文日期?
解答總發文以依規定判行之紙本函稿送達本組之日期為發文日,若承辦單位有特殊原因須指定發文日期,請先電洽本組發文人員。(洽詢分機62875)
問題公文如何遞送?
解答
校內公文每天早上9:30─10:00,下午2:00─2:30可透過行政大樓5樓之「公文信件交換中心」傳遞或交換。傳遞時係由各單位公文收發人員 (工友或工讀同學),攜帶公文至交換中心辦理交換。公文傳遞時應進入『流程控管系統』登錄收送紀錄,俾即時查詢公文流向,掌握簽辦時效。較緊急之公文則可由承辦人或公文收發人員逕送至下一單位會稿或核閱,惟仍應辦理『流程控管』登錄。(洽詢分機62875)
問題如何查詢承辦公文去向?
解答承辦人只要點選「承辦公文未結案」資料夾,即可看到所有承辦未結的公文。如果想要知道會辦單位的公文流程,則可以於會辦時,勾選「列入追蹤」,則可在「追蹤案件」夾中看到公文目前批示狀況。(洽詢分機62875)
問題如何夾帶附件電子檔?
解答於公文核章頁面點選【附件管理】即可上傳.pdf檔案,上傳時,請先確認「文別」。(洽詢分機62875)
問題附件電子檔有無限制?
解答
A1:單一附件不得超過5MB,電子發文附件總和不得超出1MB。
A2:為避免交換異常,附件名稱請勿以數字開頭,或使用任意符號;關鍵字亦不可做為附件名稱。
問題申請用印的流程是什麼?
解答
A:申請文件用印的方式,有下列二種:
1.承辦人簽辦公文時將需要用印的文件,請敘明於文稿「說明」項內,並奉核後,至文書組加蓋校印(或校長職章),公文不需加會文書組。
2.相關文件或其他需用印文件,包括契約(合約)書、保證書、計畫書及證照申請書…等如不需簽辦文稿者,則可至總務處網頁下載「蓋用校印、校長職章申請單」,核准後,即可送文書組加蓋校印 (或校長職章)。(研究計畫案辦理流程中所須投標授權書、計畫書、契約書、經費預算明細表等相關表件之用印申請,請先加會相關單位(如:研發處、會計室等)。(洽詢分機62871)
問題何謂歸檔?
解答
1.歸檔係指將掛有學校層級的收文、發文及簽等案件,於辦畢後送至本校檔案室之動作。
2.原則上實體附件均需歸檔,不歸檔者需經核准。
3.本組為簡化作業凡附件未歸檔者,需於文面上或簽辦意見內註明。(請洽分機62267)
問題本校目前之公文稽催期限如何計算及處理?
解答
1.本校公文辦理期限依秘書室訂定之「文書處理規則」,普通件6日、速件3日、最速件隨到隨辦。
2.目前稽催系統定期發送稽催郵件至公文承辦人,提醒尚有未歸檔公文或逾期公文需儘速處理。(洽詢分機62267)
問題已收到稽催通知,但公文尚在會簽中,如何辦理?
解答請儘速聯絡目前公文流程之承辦人員處理。(洽詢分機62267)
問題如何調閱檔案?
解答
1.承辦人員如有調閱本校已歸檔公文之需要,可至電子公文系統「公文查詢/舊案查詢」進行調案申請。
2.如調閱98年7月1日前之公文,需列印紙本調案單。
3.調閱檔案應以承辦業務有關者為限;如因業務需要,需調閱非主辦案件時,應送請業務單位主管同意後,始可調閱。調案單經相關層級核准後,送檔案室調案;
4.經檔案室核准後,則立即核發公文影像檔,調案人可至「調卷檢視」中「可檢視清單」中下載。
5.借調檔案以15日為限,機密檔案應於7日內歸還。。
6.如調閱98年7月1日後之公文,調卷證走線上核准方式,俟相關長官核准後,本組承辦人即可立即傳送影像檔,調案人可至「調卷檢視」中「可檢視清單」中下載。(洽詢分機62267)
問題本校郵務服務為何?
解答
 1.本校各單位之掛號、快捷、包裹等郵件,分類整理、輸入「宿舍郵件查詢」及「教職員工掛號郵件查詢」系統後(俾便教職員工及學生上網查詢)分送各單位簽收,或由各單位工友至收發室領取簽收。平信等非掛號信件由收發室逕送各單位。
2.學生宿舍區平日之掛號、快捷、包裹等郵件,分類整理後e-mail 通知同學,同學持學生證至收發室領取。平信等非掛號信件由收發室直接送至各宿舍房間信箱。
3.為方便山上宿舍區同學,大型郵局包裹將由收發室代轉送至山上的宿舍管理中心。
4.每學期開學的第一週,由於郵件數量眾多,由收發室直接將大型包裹送至各學生宿舍區,方便同學收取。
5.掛號信件或小型包裹:請於15天內領取,逾期未領之物件,將退回郵局。
6.貨運公司或宅急便投遞之物件,由託運公司逕送至宿舍管理室或系辦。
7.外國信件務請註明收件人服務單位及個人姓名(羅馬拼音),並請於「教職員基本資料維護」系統中建置個人英譯姓名之基本資料,俾能迅速處理與服務。(洽詢分機62871)
問題信件應如何寄發?
解答
1.公務信函請註明寄件單位(或人員)及寄件別(印刷品、平信、掛號…等),送至文書組寄發。
2.為提高郵件處理時效,大宗公務信件可逕送郵局寄發,並告知文書組寄件單位及信件數量,俾便結算郵資。(洽詢分機62875)
問題如何查詢掛號郵件?
解答
1.本校學生請進入政大首頁「在校學生」→「宿舍郵件查詢」系統,依宿舍別查詢;同學收到e-mail通知後,請攜帶學生證至收發室領取。
2.教職員工請進入政大首頁「教職員工」→「掛號郵件查詢」,輸入「郵件號碼」即可查詢,並由單位工友領回轉交;若查詢不到您的掛號郵件,請連結至台灣郵政查詢。(洽詢分機62871 )
問題本校收發室服務時間?
解答

服務時間:
週一至週五:平日上午8時至下午7時;
              寒暑假上午8時至下午5時。
週六、週日:平日上午9時至下午5時;
              寒暑假上午10時至中午12時。
(洽詢分機62871)

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