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不能說的秘密─機密文書處理作業流程大公開(Part 1)

 

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不能說的秘密機密文書處理作業流程大公開(Part 1)

機密文書為處理一般公務時較少遇到的文書種類,因其具有保密性,故其電子公文流程與一般公文流程不同,常造成密件承辦人員不知如何處理而未辦理之情形;為使承辦人員對機密文書處理有清晰之輪廓,本文試將機密文書處理作業流程大公開,以利業務推展。

依「文書處理手冊」(行政院秘書處,民93) 機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。前者指為確保國家安全或利益而有保密之必要,對政府機關持有或保管之資訊,經依國家機密保護法核定機密等級者,由總統將領至中央各院之部會首長或經授權之主管人員核定。後者指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依法令或契約有保密義務者,由機關主管核定。故本校處理之案件,如涉及檢舉或告密案件、會議決定之機密事項、工程預算及決標前之底價及涉及個人尊嚴或名譽不宜公開事項等,皆應該定為「密」等級,並依照機密文書處理作業流程辦理。

      機密文書與一般公文最大的不同在於--密件皆走紙本流程」,有關密件之收文與分文作業說明如下:

(一)外來文-密件收文:由外單位發函至本校之機密文書(若逕寄至校內單位時,請各單位務必先將該密件送至總務處文書組)皆由秘書處主任秘書拆封並指定承辦單位。

(二)密件分文:進入電子公文系統,文書組依主任秘書指定之承辦單位逕予分文。

(三)密件傳遞:文書組將密件裝入「機密文書傳遞公文封」(如圖1)並附「機密檔案專用封套」(如圖2)經由公文交換方式傳送予承辦單位。

★機密文書之傳送,須於本校電子公文系統「流程控管」中登錄公文號,以利追蹤機密文書流向。

     
 ▲ 圖1-1 
機密文書傳遞公文封正面


圖1- 
機密文書傳遞公文封背面

  


▲ 圖2-1
機密檔案(歸檔)專用封套正面
    
                                          

            ▲ 圖2-2
機密檔案(歸檔)專用封套背面



承辦單位於收到密件紙本後,先陳送單位主管拆閱,並指定承辦人員;對於機密文書之辦理方式,有「簽辦單」、「簽」或「函(稿)」三種,至於要採何種方式處 理,則由承辦人依來文內容決定之。

茲以最常見的密件發文為例,說明相關作業流程(如圖三)如下:


  (一)承辦人於電子公文系統中完成密件之創函(稿),選擇「密」
     等及「解密條件」, 並「手動輸入」正、副本紙本受文者資訊。

紙本受文者做法為:選擇「手動輸入」頁籤(輸入三個欄位資料-「名稱」、「郵遞區號」及「地址」)è加入「個人通訊錄」è點「個人通訊錄」頁籤è選擇已輸入之「受文者」名稱è拖曵受文者至正、副本

(二)    直接列印函(稿)紙本,並於紙本及電子公文文面核章。

 (三)將全案裝入「機密文書傳遞公文封」,進行紙本傳遞及陳核。

 (四)密件奉核後:

  1.將全案置於「機密檔案專用封套」,並於背面彌封處蓋職章或親自簽名(請勿彌封)

         2.進入電子公文系統中按「陳核」

 (五)密件親送文書組,辦理發文或歸檔作業。


 有關「機密檔案專用封套」的填寫,可參考封套背面之填寫說明,摘錄以下四點提醒:

(1)「案由()」欄位:請於「密不錄由」後,摘錄主旨文字。

(2)「總頁數」欄位:請填最後將置於「機密檔案專用封套」內之頁數(含抄件及附件頁數)

(3)「保密期限」欄位:務必填寫(屬外來文者,有解密條件者,請依其解密條件填寫;無 註明日期者:由承辦人員自行判定可能之解密日期)

 (4)背面彌封處:請加蓋職章或簽名(請勿彌封),以確保機密文件之不可變動性。


圖3 機密文書處理作業流程

保密做得好資安沒煩惱」。秉持細心、謹慎處理機密文書檔案,確保機關資產,免遭損害之虞是你我的責任。由於各單位人員都有可能承辦到機密文書,為確保其機密性,對於職 務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有。因職務而持有之機密文件,應保存於辦公處所,並隨時檢查,無繼續保存之必要者,應繳還原發單位;無法 繳回者應銷燬之。承辦機密文書人員,如發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時,應即報告所屬主管查明處理。

對於本校所管有之機密檔案,於保密期限屆滿後,皆需辦理解降密作業以變更或註銷其機密等級文書組檔案室每年皆會辦理屆期密件之清查作業,請承辦單位檢視該密件是否仍有保密需要,俟其檢視結果再辦理續保密或解降密通知事宜經由上述之介紹,相信大家對於機密文書之來文、判文、分文以及承辦處理到送歸檔之作業流程,都應有清楚的概念了。下一期的電子報文書組將繼續報導有關機密檔案於保密期限屆期後的解降密作業流程,敬請各位期待。